İzmir'de Arşivler Dijitalleşiyor

İzmir'de hayata geçirilen yenilikçi Dijital Arşiv Yönetim Sistemi, binlerce sayfayı bulan fiziksel dokümanları dijital platforma taşıyarak önemli bir dönüşüme imza atıyor. Bu sistemin, başlangıçta belediye iştiraklerinde uygulanmaya başlanmasının ardından kamu kurumlarına yaygınlaştırılması hedefleniyor.

İzmir İnovasyon ve Teknoloji AŞ tarafından geliştirilen bu sistem, kamu kuruluşları ve büyük ölçekli firmaların artan arşiv yüküne modern bir çözüm sunuyor. Fiziksel arşivlerde sıkça karşılaşılan belge kaybı riskini, geniş depolama alanına duyulan ihtiyacı ve evraklara erişim zorluklarını ortadan kaldırmayı amaçlayan sistem, kurumların arşiv süreçlerini dijitalleştirerek iş akışlarını hızlandırıyor.

İlk Adım Şirket İçinde Atıldı

Projenin ilk uygulaması, geliştirici firma İzmir İnovasyon ve Teknoloji AŞ'nin kendi arşivlerinde gerçekleştirildi. Geçmiş yıllara ait binlerce evrak taranarak dijital ortama aktarıldı, kapsamlı indeksleme çalışmaları tamamlandı ve kullanıcıların ihtiyaç duyduğu belgelere saniyeler içinde ulaşabileceği modern bir altyapı oluşturuldu. Bu dijitalleşme sayesinde fiziksel belgelerin yıpranmasının önüne geçilirken, belge kaybı riski de önemli ölçüde azaldı. Belge arama, erişim ve paylaşım süreçlerinin hızlanmasıyla iş gücü ve zaman açısından önemli tasarruflar sağlandı.

Sistem, belgelerin fotokopi çekilerek farklı birimlere fiziksel olarak iletilmesi gerekliliğini ortadan kaldırıyor. Belgelerin dijital ortamda güvenli bir şekilde paylaşılmasıyla kağıt tüketimi azalıyor, baskı maliyetleri düşüyor ve doğal kaynakların korunmasına katkıda bulunuluyor. Bu yönüyle proje, sadece kurumsal verimliliği artırmakla kalmıyor, aynı zamanda çevresel sürdürülebilirliği de destekliyor.

Belediye İştirakleri ve Kamu Kurumları Hedefte

İzmir İnovasyon ve Teknoloji AŞ, geliştirdiği sistemi İzmir Büyükşehir Belediyesi iştiraklerinin kullanımına sunmaya başladı. İştiraklerin ardından belediyenin hukuk biriminde de sistemin entegrasyonu planlanıyor. Bu sayede belediye bünyesindeki farklı birimlerin arşiv süreçlerinin ortak bir dijital altyapı üzerinden yönetilmesi amaçlanırken, ilerleyen süreçte belediyeler, kamu kurumları, üniversiteler, sağlık kuruluşları ve büyük ölçekli özel işletmelerin de bu sistemden faydalanması hedefleniyor.

Dijital Arşiv Yönetim Sistemi, sadece belge tarama hizmeti sunmakla kalmıyor. OCR (Optik Karakter Tanıma) teknolojisi sayesinde fiziksel evraklardaki bilgiler okunabilir dijital verilere dönüştürülüyor. Kullanıcılar, belge türü, tarih, sicil numarası veya anahtar kelimeler üzerinden hızlı arama yapabiliyor. QR kod ve barkod destekli takip sistemi sayesinde fiziksel bir belgenin teslim alınmasından dijital ortama aktarılmasına kadar geçen tüm süreç anlık olarak izlenebiliyor. Sistem ayrıca, mevcut Elektronik Belge Yönetim Sistemleri ile entegre çalışabilecek şekilde geliştiriliyor.

Yüksek performanslı tarama altyapısı ve hibrit yazılım mimarisiyle geliştirilen sistem, web tabanlı yönetim ekranları ile toplu tarama süreçlerini bir araya getiriyor. Bu sayede on binlerce sayfalık arşivler kısa sürede dijital ortama aktarılabiliyor. İzmir İnovasyon ve Teknoloji AŞ, bu yenilikçi Dijital Arşiv Yönetim Sistemi ile hem belediye iştiraklerinde hem de farklı sektörlerde dijital dönüşümü hızlandırmayı, güvenli ve sürdürülebilir bir arşiv yönetimi altyapısı oluşturmayı hedefliyor.